Aviso de Privacidade do Portal CES

1. Quem trata os dados

O Portal CES é o sistema interno do Programa de Manufatura Inteligente (PMI) da TOTVS S.A., CNPJ 53.113.791/0001-22, com sede na Avenida Braz Leme, 1.000, Casa Verde, São Paulo/SP, CEP 02511-000, que é a controladora dos dados pessoais tratados nele.

O Portal CES segue a Política de Privacidade da TOTVS (versão de 21/06/2024) e a Declaração de Privacidade para Produtos TOTVS. Este aviso não as substitui: ele só detalha o que é próprio do Portal CES. Em caso de conflito, valem as políticas da TOTVS.

2. Quem usa o Portal CES

Colaboradores da TOTVS e terceiros cadastrados que atuam nos contratos do programa. O acesso é por conta Google da TOTVS ou por link enviado ao e-mail cadastrado, e cada pessoa vê só as telas e os dados do seu papel.

3. Que dados o Portal CES trata e para quê

• Identificação e acesso: nome, e-mail, papel, o identificador da conta Google (sem senha), o endereço da foto da conta Google (a imagem fica no Google e não é copiada) e as sessões. Servem para liberar o acesso e aplicar as permissões.
• Cadastro do time: nome, e-mail, matrícula, papel, nível, cidade, capacidade, fornecedor e, para a gestão, o valor/hora. Servem para planejar as agendas e acompanhar os contratos.
• Clientes e contratos: dados das empresas clientes e dos contatos indicados por elas, contratos, agendas e registros de agenda (RA). Servem para executar e prestar contas do serviço contratado.
• Assistente de RA: as mensagens trocadas com o assistente e os anexos enviados a ele, para redigir o registro de agenda.
• Anexos do chat: o arquivo é convertido em texto e não é guardado; o texto fica com a conversa e é apagado com ela.
• Arquivos do Google no chat: No chat, o Portal CES lê o arquivo do Google cujo link você colar e que você liberar; o conteúdo vai ao LYNN Proxy só para responder e não é guardado.
• Integrações pessoais: a autorização da sua conta Microsoft (PSA) e da sua conta Google, guardadas cifradas, só se você conectar.
• Fontes TOTVS (Copiloto): se você conectar o Zendesk, o Jira, o TDN ou a Central de Atendimento, o Portal CES guarda só que você conectou a fonte e quando. Nas consultas, ele mostra dados de clientes e de pessoas cadastradas nessas ferramentas, como o nome, a organização e o papel de contatos do Zendesk e o texto de tickets, issues e páginas, sempre só nos campos permitidos e com e-mail, telefone, CPF e CNPJ mascarados no texto livre. Servem para consultar o histórico de atendimento dos clientes e a documentação dos produtos TOTVS.
• Trilha de auditoria: quem fez cada ação, quando e em qual registro, sem o conteúdo, para segurança e prestação de contas.

As bases legais são as previstas na LGPD e na política da TOTVS: a execução do contrato com o cliente, o cumprimento de obrigação legal, o exercício regular de direitos e o legítimo interesse na gestão do serviço e na segurança.

4. Uso dos dados da sua conta Google

• O login usa só a sua identidade: nome, e-mail e o identificador da conta.
• Em Minhas integrações, você escolhe o que conectar. O Portal CES pede o menor acesso possível: no Calendar, só os eventos das agendas que você possui; no Sheets, no Slides e no Drive, só os arquivos que o próprio Portal CES criar ou que você abrir com ele, nunca o Drive inteiro.
• O Portal CES não usa o seu Gmail.
• A autorização fica cifrada e só é usada nas funções que você ligou. Os dados obtidos do Google servem apenas a essas funções: não são vendidos, não são usados em publicidade e não treinam modelos de inteligência artificial.
• Você pode desligar cada produto ou desconectar tudo em Minhas integrações. Desconectar tudo revoga a autorização no Google e apaga o que o Portal CES guarda. Você também pode remover o Portal CES em myaccount.google.com/permissions.

5. Com quem os dados são compartilhados

O Portal CES não vende dados. Ele usa estes fornecedores para funcionar, cada um só com o necessário:

• Cloudflare (Workers e banco de dados D1): hospedagem e armazenamento do Portal CES.
• Google: login, a foto da sua conta no avatar (o navegador a carrega direto do Google) e as integrações que você conectar.
• Microsoft (PSA, Dynamics 365 da TOTVS): consulta de clientes, projetos e pessoas, com o seu perfil.
• LYNN Proxy (plataforma de IA da TOTVS): o assistente de RA, que recebe as mensagens e o texto dos anexos da conversa, e o chat do Portal CES, que recebe as suas perguntas e o resultado das consultas que ele faz com o seu acesso, inclusive o conteúdo dos arquivos do Google que você liberar (uso limitado do Google: só na função pedida, sem treino de modelo).
• Serviço de conversão de anexos (hospedado no Render): transforma em texto o anexo enviado ao assistente ou ao chat; o arquivo não é guardado.
• Copiloto TOTVS (plataforma da TOTVS que dá acesso ao Zendesk, ao Jira, ao TDN e à Central de Atendimento): recebe o termo ou o identificador de cada consulta a uma fonte que você conectou. A consulta sai pela conta de serviço da TOTVS, não pela sua conta.

Também pode haver compartilhamento para cumprir obrigação legal ou ordem de autoridade, nos termos da política da TOTVS.

6. Onde os dados ficam

Os fornecedores acima podem armazenar e processar dados fora do Brasil, inclusive o banco de dados do Portal CES. Essa transferência internacional segue as salvaguardas da LGPD e a política da TOTVS.

7. Por quanto tempo

• Link de acesso por e-mail: vale 15 minutos e é apagado depois de vencer.
• Sessão: até 90 dias; é apagada ao sair ou ao vencer.
• Registro das tentativas de login (com o IP pseudonimizado): 1 dia.
• E-mails enviados pelo Portal CES: apagados 30 dias depois do envio.
• Conversa do assistente que não virou RA: apagada depois de 180 dias parada. A que virou RA fica enquanto o RA existir.
• Conversas do chat: 30 dias depois da última mensagem. O resultado bruto das consultas não é guardado; ficam a pergunta, o texto das respostas (que pode citar dados consultados) e o nome das telas e fontes citadas.
• Texto convertido dos anexos do chat: apagado com a conversa, 30 dias depois da última atividade. O arquivo original não é guardado.
• Texto convertido dos anexos do assistente: apagado 7 dias depois do RA; ficam só nome, tipo e tamanho.
• Autorizações do PSA e do Google: enquanto você mantiver a conexão. São apagadas ao desconectar, quando o seu acesso ao Portal CES é desativado, ou pelo expurgo diário se você não tiver mais acesso.
• Conexões das fontes TOTVS: enquanto você mantiver a conexão. São apagadas ao desconectar ou quando o seu acesso ao Portal CES é desativado. O Portal CES não guarda o resultado das consultas.
• Trilha de auditoria: 5 anos.
• Cadastros, contratos, agendas e RAs: enquanto durar a relação com o cliente e pelo prazo de obrigações legais, conforme a política da TOTVS.

8. Segurança

O acesso é restrito por papel, as autorizações das integrações são cifradas e as ações ficam na trilha de auditoria. Suspeita de incidente ou falha de segurança: escreva para security@totvs.com.br.

9. Seus direitos

Você tem os direitos do art. 18 da LGPD: confirmação e acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação, portabilidade, informação sobre compartilhamento e revogação do consentimento, quando ele for a base. Para exercê-los, use o canal de Proteção e Privacidade de Dados da TOTVS ou escreva ao encarregado (DPO), Ronie Teixeira Leite: dpo@totvs.com.br.

10. Mudanças

Este aviso muda quando o Portal CES mudar o que trata, os prazos ou os fornecedores. A data de vigência fica no topo.